Cockpit bedienen

Das Cockpit ist für den Softwareanbieter bestimmt. Kunden arbeiten in ihren eigenen Portalen. Die Cockpit-Rollen Administration, Abrechnung und Support sind davon getrennt.

Neuer Kunde und Angebot 1. Kunden & Portale > Kunde anlegen. Firma, Anschrift, Steuerdaten, Rechnungskontakt, Ansprechpartner für Onboarding, Konditionen und interne Notizen pflegen. 2. Anbieter-Rechnungsdaten unter Einstellungen vervollständigen. 3. In der Kundenakte Angebot erstellen. Gewünschte Module markieren und jeden monatlichen Modulpreis individuell setzen. Bereitstellung, Einrichtung und Support separat setzen. Alle Beträge netto; die Zusammenfassung zeigt USt. und brutto. 4. Vertragsbeginn und individuelle Bedingungen prüfen. Speichern erzeugt einen nummerierten Angebotsentwurf mit festem Kundendaten-/Preissnapshot. 5. Angebot öffnen > PDF herunterladen. Bei geänderten Stammdaten den Entwurf mit Stammdaten aktualisieren auffrischen; freigegebene Dokumente bleiben unverändert. 6. Dokument freigeben. Ein Angebot ist dadurch noch kein unterschriebener Vertrag. 7. Lizenzvertragsentwurf generieren. Vertragsvorlage und AVV/Leistungsbeschreibung fachlich und rechtlich freigeben, außerhalb der Software abschließen. 8. Tatsächlichen Vertragsabschluss am freigegebenen Angebot dokumentieren: Datum, Annahmenachweis/Aktenreferenz und ausdrückliche Bestätigung. So entsteht der Vertragseintrag. Das Cockpit setzt keine elektronische Unterschrift. 9. Portal zur Kundenakte anlegen, echte HTTPS-Adresse und Hostingprofil eintragen. Passende Edition installieren und Connector-Schlüssel ins Portal übernehmen. 10. Module freischalten. Nur vertraglich gedeckte, implementierte Module sind auswählbar. Im Kundenportal werden Nutzerrechte zusätzlich eingeschränkt.

Änderungsangebot Aktive Kundenakte > Änderungsangebot. Bestehende Auswahl und Preise werden vorbesetzt. Module ergänzen oder entfernen, Preise anpassen und einen Monatsersten frühestens im Folgemonat festlegen. PDF zeigt bisheriges Monatsentgelt und Änderung. Freigeben und Annahme dokumentieren. Die ursprüngliche Mindestlaufzeit wird nicht automatisch zurückgesetzt. Neue Module erst bei Wirksamkeit im Cockpit freigeben. Ein früherer Vertrag wird nicht überschrieben; Preise bleiben versioniert.

Rechnung und Zahlung Monatslauf oder Rechnungsentwurf für einen Kunden starten. Wiederholtes Starten ist pro Kunde und Monat idempotent. Der erste Monat wird für wiederkehrende Gebühren anteilig berechnet, Einrichtung nur einmalig. Nettosumme, 19 % USt. und Brutto werden getrennt geführt. PDF erst nach Prüfung freigeben; dann wird die Rechnungsnummer unveränderlich vergeben. Dieses Cockpit ist kein vollständiges Buchhaltungs- oder Mahnwesen und führt keine Bankzahlung aus. UBL-XML herunterladen liefert einen strukturierten Entwurf zur externen Validierung. Ohne validierte E-Rechnung kann die Software außerhalb des unterstützten deutschen PDF-Übergangsfalls keine Rechnung freigeben. Deren Daten bleiben als Entwurf erhalten. Zustimmung zu PDF-Rechnungen und gegebenenfalls Vorjahresumsatz dokumentieren.

Vertragsende In der Kundenakte Vertragsende dokumentieren. Referenz der Kündigung angeben. Das Datum ist exklusiv als Monatserster zu setzen, unter Einhaltung der zwölfmonatigen Mindestlaufzeit und mindestens eines Monats Vorlauf. Beispiel: Ende ab 01.12.2027 bedeutet Bereitstellung bis einschließlich 30.11.2027. Alle aktiven Vertragsstände des Kunden erhalten den Endtermin. Danach werden keine Module mehr lizenziert und keine weiteren Monatsentwürfe für beginnende Monate angelegt. Gespeicherte Daten werden dadurch nicht gelöscht; Export/Übergabe/Löschung gesondert durchführen.

Support Vor jedem Live-Zugriff Anlass und gegebenenfalls Authenticator-Code eingeben. Cockpit- und Kundenfreigabe müssen aktiv sein. Die Anmeldung erfolgt in einem neuen Fenster mit einem zeitlich begrenzten technischen Supportkonto. Aktive Sitzungen enden spätestens nach 15 Minuten; ein Kundenwiderruf wird bei der nächsten Serveranfrage wirksam. Änderungen unterliegen denselben Modulgrenzen wie andere Portalzugriffe und werden im Portal nachvollziehbar protokolliert. Dateiänderungen über den importierten FileZilla-Servereintrag mit lokalen Hostingzugangsdaten durchführen. Das Cockpit überträgt keine Dateien eigenständig.

Module erweitern Module & Preise > Weiteres Modul. Stabile technische Kennung, Name, Beschreibung, Standardpreis und Katalogstatus festlegen. Neue Einträge sind zunächst nicht implementiert. Ein Softwareupdate muss Funktion, serverseitige Routenprüfung, Nutzerrechte, Oberfläche und Dokumentation registrieren. Erst danach wird die Implementierungsmarkierung per geprüftem Datenbankupdate des Cockpits freigegeben. Ein Katalogeintrag oder Verkauf erzeugt keinen Programmcode.

Sicherheits- und Betriebsgrenzen - Nur das Signatur-Public-Key-Material gehört in Kundenportale, nie den privaten Schlüssel. - API-Schlüssel pro Portal, nie ein Schlüssel für alle Kunden. Rotation trennt den alten Connector. - Ein Kunde kann keine fremde Portal-ID oder Internetadresse für seine Lizenz verwenden. - Freigaben werden bei Portal-Serveranfragen mindestens minütlich abgeglichen; bei Verbindungsproblemen kann ein vorhandener signierter Zwischenstand bis maximal 24 Stunden weitergelten. Ohne gültigen Stand bleiben Module gesperrt, Anmeldung und administrative Wiederherstellung erreichbar. - Nach Moduländerung Kundenportal neu laden. Offline verfügbare Zugpapierdaten unterliegen ebenfalls dem Ablauf der signierten Freigabe. Support ist onlinegebunden. - Im getrennten Eigenbetrieb bleiben RTP und Demo bis zur ausdrücklichen Kopplung verfügbar. Neue Kunden vor Freigabe mit enforce=true konfigurieren. - Eine Heartbeat-Anzeige ist ein Connector-Signal, kein vollständiger Server-/Backup-Test. - Alle Konten persönlich anlegen; unter Einstellungen nicht benötigte Teamzugänge sperren.

Der zeitlich begrenzte Supportzugang darf keine dauerhaften Benutzerzugänge, Passwörter, Sicherheitsfreigaben oder Gesamtlöschungen verwalten. Dafür ist ein regulärer Kundenadministrator erforderlich. Diese Begrenzung verhindert, dass ein kurzer Wartungszugang in einen dauerhaften Zugang umgewandelt wird.

RTP wird beim Setup als normale Kundenakte ohne Vertrag und ohne aktive Modulfreigaben angelegt; Demo ist eine eigene Vorführumgebung. Falls RTP tatsächlich eigene interne Nutzung ist, darf ein Cockpit-Admin in der Kundenstammakte Eigenbetrieb mit Begründung kennzeichnen. Diese Änderung wird protokolliert. Nur eigene interne Installationen so kennzeichnen; normale Kunden benötigen den dokumentierten Vertrag. Eigenbetrieb ist von automatischen Monatsrechnungen ausgenommen.

Für Hostingtarife ohne CLI-Cronjob steht unter Einstellungen eine geschützte Hosting-Cron-URL zur Verfügung. Sie wird täglich aufgerufen und legt ausschließlich Monatsentwürfe an. Die URL geheim halten; erneutes Erzeugen widerruft die alte URL.